Po pierwsze sale konferencyjne w tym mieście są różne wielkości, każda jest we właściwy sposób wyposażona i są porozmieszczane na terenie całego miasta. Tak, więc przy wyborze sali na konferencję dużo jest zależne do typu konferencji oraz od ilości osób, które zostaną na taką konferencję zaproszone. Jeżeli jest to konferencja trwająca jeden dzień, to organizatorzy powinni zadbać jedynie o bardzo dobrą lokalizację sali na konferencję, ale jeżeli okazuje się, że to konferencja , która trwa więcej aniżeli jeden dzień, to sama sala konferencyjna to będzie za mało.



Powinniśmy pomyśleć o posiłkach, noclegu, a wtedy zamiast sali na konferencję lepiej zacząć szukać w Krakowie lub pod tą miejscowością właściwego ośrodka konferencyjnego. Co ważne trzeba to zrobić z pewnym wyprzedzeniem, bo Kraków jest miastem, gdzie stale się coś dzieje, więc z datami wynajęcia sal czy ośrodków konferencyjnych nie w każdym momencie jest łatwo. Ośrodki konferencyjne w Polsce . W Polsce w każdym większym mieście jest parę sal konferencyjnych, które można wynająć i są również ośrodki konferencyjne, które idealnie sprawdzają się, kiedy spotkanie konferencyjne ma potrwać więcej niż jeden dzień.

Takie zjazdy konferencyjne muszą zostać przemyślane w każdym detalu, ale dzięki temu, że mamy ośrodki konferencyjne większa część całej logistyki (sprawdź) nam odpada. Musimy zająć się tylko rezerwacją terminu w wybranym ośrodku, posprawdzaniem czy wszystko w nim faktycznie wygląda tak jak trzeba, czy sale konferencyjne są odpowiednich rozmiarów i czy są właściwie wyposażone. Dodatkowo powinniśmy sprawdzić na ile osób można wziąć noclegi i jak wygląda oferta związana z jedzeniem. Później będzie trzeba tylko wysłać zaproszenia odpowiednim prelegentom i gościom i spróbować zrobić wszystko by klimat całej konferencji był w porządku.